KẾ HOẠCH

Công tác Tổ văn phòng năm học 2020 - 2021

Căn cứ Kế hoạch nhiệm vụ năm học 2020 - 2021;

Căn cứ vào tình hình thực tế số lượng lớp, học sinh và số lượng giáo viên hiện có của năm học 2020 - 2021, Tổ văn phòng xây dựng hoạt động năm học 2020 - 2021 với những nội dung cụ thể như sau:

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH

1. Tình hình số lượng lớp và học sinh

- Tổng số nhóm, lớp và số lượng trẻ dự kiến huy động: 13 nhóm lớp (03 nhóm trẻ, 10 lớp mẫu giáo) với tổng số 400 cháu. 

- Tổng số học sinh hiện có: 400 cháu.

Trong đó: + Nhà trẻ: 73 cháu.

                 + Mẫu giáo: 327 cháu.

2. Số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên (CB,GV,NV)

- Tổng số CB, GV, NV: 40 người

Trong đó:

+ Cán bộ quản lý: 03

+ Giáo viên: 26

+ Nhân viên: 11

*Tình hình Tổ văn phòng:

- Hiệu trưởng nhà trường đã ban hành quyết định số 53/QĐ-MNNVP ngày 30/8/2020 của Trường Mầm non Nguyễn Viết Phong thành lập Tổ Chuyên môn - Tổ văn phòng. Trong đó Tổ Văn phòng gồm có 04 thành viên:

+ Trần Thị Minh Tâm         – Văn thư – Tổ trưởng.

+ Huỳnh Thị Quý               – Kế toán

+ Tô Thị Kim Yến              – Y tế.

+ Nguyễn Đình Chính         – Bảo vệ.

3. Những thuận lợi, khó khăn

3.1. Thuận lợi

- Mỗi một cán bộ giáo viên, nhân viên (CB,GV,NV) trong tổ đều có ý thức trách nhiệm cao đối với công việc, luôn tận tụy, yêu nghề mến trẻ và không ngừng nỗ lực cố gắng vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

- Cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc đảm bảo phục vụ tốt cho công tác hành chính văn phòng.

- Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo từ những năm học trước nhà trường đã thành lập Tổ văn phòng nên hoạt động của Tổ đã dần có nền nếp.

3.2. Khó khăn

- Trường vẫn còn thiếu các bộ thiết bị tối thiểu theo quy định trường mầm non đạt chuẩn quốc gia.

- Chất lượng “Chăm sóc -  nuôi dưỡng - giáo dục trẻ” chưa đồng đều.

- Trường có 02 cơ sở nằm cách 2km nên cũng gây không ít khó khăn trong công tác quản lý, xử lý công việc.

- Một số thành viên trong tổ được đảm nhiệm một công việc khác nhau, do vậy sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc còn gặp nhiều khó khăn.

II. MỤC TIÊU, CHỈ TIÊU

1. Mục tiêu 

Tổ không ngừng chỉ đạo các hoạt động của tổ đi vào nền nếp và hiệu quả.

Phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ của Tổ Văn phòng gồm:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động của tổ theo tuần, tháng, năm nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động của nhà trường về chăm sóc, dinh dưỡng.

- Giúp hiệu trưởng quản lý tài chính, tài sản, lưu giữ hồ sơ của nhà trường.

- Thực hiện bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các thành viên trong Tổ theo kế hoạch của nhà trường.

- Tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên trong tổ.
- Duy trì nền nếp sinh hoạt định kỳ 2tuần/lần.

 2. Chỉ tiêu cụ thể

- Đảm bảo 100% các thành viên trong tổ đều có kế hoạch tuần, tháng, năm.

- 100% thành viên trong tổ chấp hành tốt mọi chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, nội quy quy chế của ngành và của nhà trường đề ra.

- 100% các thành viên trong tổ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

- 100% các thành viên trong tổ đều được đánh giá xếp loại theo quy định.

- Phấn đấu cuối năm học có 70% số CB, NV trong tổ được tặng danh hiệu thi đua từ lao động tiên tiến trở lên.

- 100% các thành viên trong tổ tham gia sinh hoạt tổ định kỳ.

III. NHIỆM VỤ CHUNG  

1. Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch giáo dục năm học;

2. Tham dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ quản lý;

3. Thực hiện chế độ báo cáo, chuyển tải, cập nhật thông tin kịp thời, chính xác.

4. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, bảo mật thông tin, in ấn phát hành kịp thời đến lãnh đạo nhà trường, đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên.

5. Thu thập thông tin từ cán bộ, giáo viên, nhân viên và các cháu trong nhà trường kịp thời đề xuất với lãnh đạo nhà trường để giải quyết công việc có hiệu quả cao nhất.

6. Thực hiện tốt công tác kế toán, văn thư lưu trữ đảm bảo đầy đủ kịp thời chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên, nhân viên và các cháu.

7. Thực hiện tốt công tác phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho GV và các cháu.

8. Hoàn thành các loại hồ sơ, sổ sách theo quy định của trường và Sở GD&ĐT.

9. Tất cả các thành viên thuộc Tổ văn phòng phải xây dựng tốt kế hoạch của mình trên cơ sở kế hoạch của nhà trường và phấn đấu thực hiện tốt kế hoạch đề ra.

10. Quản lý việc thực hiện nền nếp, tác phong làm việc như: giờ giấc, nội dung công việc, theo dõi ngày công lao động của cán bộ, nhân viên trong tổ.

11. Xây dựng, giữ gìn sự đoàn kết và tinh thần phối hợp công tác của các nhân viên.

12. Chủ trì các cuộc họp sinh hoạt tổ, giao ban đầu tuần...

13. Có tác phong làm việc nhanh nhẹn, vui vẻ trong xử lý công việc.

IV. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

1. Đối với nhân viên Kế toán

- Thực hiện nhiệm vụ của một cán bộ Kế toán trường học.

- Xây dựng dự toán, cân đối kinh phí, lập hồ sơ tài chính (sổ theo dõi chứng từ thu, chi), báo cáo quyết toán các nguồn thu, chi trong và ngoài ngân sách theo hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền để đảm bảo phục vụ cho các hoạt động của nhà trường. Báo cáo thu chi cho Hiệu trưởng vào cuối mỗi tháng trước khi quyết toán với cấp trên hoặc phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

- Tham mưu Hiệu trưởng quản lý thu, chi đúng chế độ, đảm bảo nguyên tắc tài chính. Chỉ được phép thu, chi khi nội dung công việc đã được lập kế hoạch.

- Thực hiện đầy đủ và kịp thời chế độ chính sách cho CB, GV, NV và các cháu. Chịu trách nhiệm hoàn thành, quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài chính.

- Thực hiện chế độ công khai tài chính định kỳ như sau: Đối chiếu hàng tháng, hàng quý thông báo tổng kinh phí được chi, được quyết toán và quỹ tiền mặt. Lập sổ quản lý tài sản, ghi chép theo dõi quy định. Chịu sự kiểm tra của Hiệu trưởng và cung cấp đầy đủ thông tin với Ban TTND. Khi có đoàn thanh tra làm việc, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các hồ sơ theo đúng quy định.

- Xây dựng kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản trong nhà trường.

- Mở sổ theo dõi và kiểm kê tài sản theo quy định.

- Bàn giao, tài sản cho CB, GV, NV và các bộ phận.

- Thụ lý tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản và sửa chữa tài sản hư hỏng do các lớp và các bộ phận trình lên để tham mưu với Hiệu trưởng.

3. Nhân viên Văn thư - Thủ quỹ (Kiêm tổ trưởng)

- Xây dựng kế hoạch hoạt động Tổ văn phòng theo tuần, tháng, năm học.

- Tổ chức sinh hoạt tổ định kỳ hoặc đột xuất để rút kinh nghiệm và đề ra phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo.

- Thực hiện nhiệm vụ của một cán bộ Văn thư – Thủ quỹ trường học.

3.1 Lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ: 

- Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ theo tuần, tháng, năm.

- In ấn các văn bản của nhà trường khi có ký duyệt của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng ký thay.

- Đánh một số văn bản theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

- Tiếp nhận các văn bản đến để chuyển cho HT hoặc Phó HT, trực lãnh đạo (khi Hiệu trưởng đi vắng).

- Gửi các văn bản do HT yêu cầu đến các tổ chức, cá nhân. Các văn bản đến và đi đều được ghi vào sổ, lưu trữ theo quy định. Quản lý và sử dụng đúng nguyên tắc một dấu của nhà trường.

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ các cháu, hồ sơ quản lý của nhà trường, lập sổ đăng bộ theo dõi các cháu, hồ sơ tuyển sinh đầu cấp, danh sách các cháu hoàn thành chương trình GDMN, cháu chuyển đi, đến; lập hồ sơ theo dõi cấp phát giấy chứng nhận, quản lý, lưu giữ hồ sơ minh chứng kiểm định chất lượng và đạt chuẩn quốc gia.

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác và các hội nghị trong nhà trường.

- Quản lý con dấu của trường theo đúng quy định.

- Trả hồ sơ của các cháu theo đúng quy định.

- Tham mưu với BGH trong việc rà soát thể thức các văn bản, quản lý thống nhất văn bản đi – đến.

3.2. Lĩnh vực thủ quỹ

- Thu, nhận tiền trong và ngoài ngân sách. Cấp phát kinh phí khi có phiếu chi của Hiệu trưởng (phiếu chi đã có chữ ký của chủ tài khoản và kế toán).

- Có đủ hồ sơ, sổ sách theo dõi thu, chi và cập nhật kịp thời đúng nguyên tắc tài chính. Hàng tuần và hàng tháng đối chiếu sổ quỹ với kế toán, hàng quý tổng hợp kinh phí thu, chi, đối chiếu sổ quỹ và kiểm tra quỹ tiền mặt để báo cáo với Hiệu trưởng và thông báo công khai kinh phí sử dụng.

- Chịu sự kiểm tra của HT và cung cấp đầy đủ thông tin với Ban TTND. Khi có đoàn kiểm tra làm việc, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các hồ sơ theo đúng quy định.

4. Nhân viên y tế

- Thực hiện nhiệm vụ của một cán bộ y tế trường học.

- Xây dựng kế hoạch hoạt động y tế theo tuần, tháng, năm học.

- Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho các cháu và giáo viên.

- Truyền thông và giáo dục sức khỏe.

- Truyền thông phòng chống dịch bệnh.

- Quản lý tủ thuốc y tế.

- Phối kết hợp với trạm y tế địa phương để cân đo hàng tháng, quý cho các cháu.

- Tham mưu với lãnh đạo về tổ chức khám sức khỏe cho CB, GV, NV.

- Quản lý các loại hồ sơ, sổ sách theo quy định.   

- Thực hiện các biện pháp sơ cấp cứu cho CB, GV, NV và các cháu khi có sự cố xảy ra, nhanh chóng đưa nạn nhân, bệnh nhân đến cơ sở y tế gần nhất để chữa chạy. Thông báo đến gia đình bệnh nhân tình hình sức khỏe... sau khi đã đưa bệnh nhân đến cơ sở chữa chạy. Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo đơn vị các giải pháp, biện pháp phòng chống dịch bệnh trong đơn vị.

- Xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm dụng cụ y tế, thuốc, điều kiện trang thiết bị phòng y tế tại trường. Chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ chứng từ quyết toán số kinh phí đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt. Cùng với kế toán đơn vị giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ BHYT, BHTT cho CB, GV, NV và các cháu trong nhà trường.

- Cập nhật các loại sổ kiểm tra ở 2 bếp ăn.

- Tham gia các hoạt động do các tổ chức, đoàn thể trong đơn vị tổ chức, phát động.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo nhà trường phân công.

- Chịu trách nhiệm chính trong kiểm tra, bảo vệ môi trường, vệ sinh trường học.

- Phụ trách kho cấp phát thực phẩm bán trú.

5. Nhân viên Bảo vệ

- Đảm bảo thời gian, địa điểm và một số quy định về các buổi trực.

- Bảo quản an toàn tài sản, CSVC và các công trình của nhà trường.

- Phối hợp với kế toán lập sổ theo dõi các tài sản hiện có (tài sản trong phòng học, phòng làm việc, phòng chức năng, thống kê số lượng tài sản trong mỗi phòng) và ký giao nhận với Kế toán và Hiệu trưởng. Những tài sản bị mất không rõ lý do hoặc do bảo vệ không thực hiện đúng nhiệm vụ thì phải bồi thường.

- Thực hiện công tác sửa chữa nhỏ và chăm sóc hệ thống cây xanh trong nhà trường.

- Đảm bảo an ninh trật tự trong nhà trường, khi có dấu hiệu mất an ninh phải báo cáo với lãnh đạo đồng thời liên hệ với Công an để kịp thời giải quyết và xử lý.

- Tuyệt đối không cho các cháu ra khỏi cổng trường trong các ngày học.

- Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với nhà trường, không để những người không có nhiệm vụ vào trong trường và đến các lớp học.

-  Phụ trách Âm ly-loa-đài và điện lưới toàn trường.

-  Mỗi tuần 1 lần quét mạng nhện trong và ngoài phòng Hiệu trưởng.

- Tham gia các hoạt động do các tổ chức, đoàn thể trong đơn vị tổ chức, phát động.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo đơn vị phân công.

V. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU

1. Mỗi thành viên trong tổ phải nắm vững được yêu cầu công việc và nhiệm vụ được giao, năng động, linh hoạt trong giải quyết công việc, thường xuyên tham dự các lớp tập huấn, các lớp bồi dưỡng, tìm đọc các tài liệu tham khảo, để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình.

2. Xây dựng kế hoạch làm việc khoa học để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

3. Có kế hoạch thực hiện kịp thời các nhiệm vụ mà nhà trường giao phó.

4. Đoàn kết, thân thiện với đồng nghiệp trong và ngoài cơ quan.

5. Luôn đặt lợi ích chung trên lợi ích riêng. Liên hệ chặt chẽ với các tổ chức xã hội, gia đình và nhà trường trong việc giáo dục các cháu.

6. Luôn học hỏi, lắng nghe đồng nghiệp và nhân dân đóng góp ý kiến cho bản thân.

7. Phân công các nhiệm vụ cho các thành viên rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người.

8. Các thành viên trong tổ phải đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt công việc một cách hiệu quả nhất dựa trên cơ sở quy chế làm việc và nhiệm vụ năm học của trường. Mỗi cá nhân phải có trách nhiệm với công việc mà bản thân phụ trách và công việc BGH giao phó.

10. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc nhắc nhở sau mỗi tuần, tháng, nửa học kì có sơ kết đánh giá xếp loại thi đua tuyên dương kịp thời; đồng thời có hình thức xử lí nghiêm khắc đối với CB, NV vi phạm quy chế.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Tổ trưởng

- Tổ chức triển khai chỉ đạo, điều hành, thực hiện kế hoạch của tổ theo thẩm quyền và trách nhiệm được giao.

- Hằng tuần, hằng tháng, cuối năm học tổ chức đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của tổ để báo cáo với lãnh đạo nhà trường để có bổ sung, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn. Kịp thời điều chỉnh và có các giải pháp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CB, NV trong tổ.  

- Đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng hoặc xử lý đối với tổ chức, cá nhân có thành tích hoặc vi phạm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ, đột xuất theo quy định của nhà trường và các cấp có thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của các thành viên trong tổ

- Nghiêm chỉnh thực hiện các nội quy, quy chế chuyên môn, kế hoạch của Nhà trường và của Tổ đề ra.

- Từng cá nhân trong Tổ căn cứ vào kế hoạch và quy trình công tác của Tổ để xây dựng kế hoạch cá nhân theo lĩnh vực được phân công.

Trên đây là kế hoạch công tác Tổ văn phòng, năm học 2020-2021, Tổ Văn phòng kính báo cáo đến quý cấp lãnh đạo biết để có hướng chỉ đạo thực hiện.